Abrir uma empresa no Rio de Janeiro: principais passos

Abrir uma empresa pode ser um sonho, um projeto de vida ou uma necessidade, não importa, o fato é que não é somente ter uma ideia e oferecer um produto ou serviço, há muito mais a ser feito. 

Muitas vezes o empreendedor iniciante não se atenta para as bases fundamentais na hora iniciar um negócio. Empreender hoje vai muito além do processo de vender algo para alguém, precisa ter uma base sólida para que não se tenha problemas futuros.

E pensando em você que está iniciando sua empresa agora –  mais precisamente quem fará isso no estado do Rio de Janeiro (algumas regras podem mudar de estado para estado) – que reunimos nesse artigo algumas dicas fundamentais para te ajudar, a colocar em prática, a construção do seu negócio dos sonhos (ou da necessidade). Iremos abordar esse tema de forma bem prática, assim você poderá começar o mais rápido possível e da maneira correta. 

1º Ponto – Conheça o seu produto e faça uma análise de mercado: eu sei, esse ponto parece bem batido, mas ele é de extrema importância, pois um erro nessa etapa do processo poderá te trazer sérios problemas no futuro. Claro que, se você já está no momento de abrir sua empresa, esse processo já deve estar muito bem estruturado, certo? Conhecer seu produto e a demanda do mercado já deixou de ser um diferencial e se tornou um item essencial antes de prosseguir. 

2º Ponto – Entenda o que é ser um empreendedor e quais são as suas responsabilidades: às vezes nós não mudamos a nossa mente quando decidimos empreender. Isso mesmo, quem tem o seu próprio negócio precisa saber que, algumas atitudes devem mudar, e que agora nós seremos responsáveis por gerar a receita para nossa empresa. E algumas posicionamentos marcantes são características de um empreendedor de sucesso:

• Pensa fora da caixa.
• Cria expectativa para suas ações.
• Faz o planejamento de suas ações.
• Nunca para no primeiro “não”.
• Sempre busca novos conhecimentos.
• Acompanha os resultados de suas ações.

Então, se essas atitudes ainda não fazem parte do seu dia a dia, vai em frente e busque aprimorar sua visão e comportamento como empreendedor.

3º Ponto – Conheça seus custos ou seja elabore um planejamento financeiro: sim, vamos falar de finanças, pois a vida financeira da sua empresa deve começar de forma bem estruturada. Se você começar com tudo bagunçado, imagina quando a empresa iniciar suas operações? Vai te dar o dobro de trabalho para gerenciar tudo. Nossa dica é fazer um planejamento financeiro mínimo com alguns itens obrigatórios para você ficar seguro de que o valor investido na empresa será o suficiente para segurar as despesas e custos até a empresa começar a gerar receita e pagar as próprias contas. Segue abaixo alguns itens que você deve incluir na sua lista de capital antes de abrir a empresa. A soma desses valores irá compor o seu saldo de capital social da empresa.

• Aluguel do local onde sua empresa irá operar (reservar no mínimo 3 meses).
• Valor para a reforma do espaço.
• Compra de matéria-prima ou estoque para venda.
• Honorários do contador para legalizar a empresa.
• Taxas necessárias para legalização da empresa.
• Pró-labore dos sócios (remuneração).
• Criar a sua identidade visual (logo, site, mídias sociais).
• Salário dos funcionários (reservar no mínimo 3 meses).

Mas atenção, esses valores não são obrigatórios para a abertura da sua empresa, apenas são itens de suma importância que devem fazer parte do seu planejamento. Lembre-se que, quanto menos reserva financeira, mais você dependerá da empresa para gerar seu próprio dinheiro nos primeiros meses, e isso, pode ser um risco. Nós já vivenciamos esse problema com alguns de nossos clientes e não é muito bom ter toda essa dor de cabeça no início de um negócio.

Independente do valor que você tenha para investir, nossa dica é: nunca deixe a área financeira da sua empresa de lado. Controle cada centavo.

4ª Ponto – Defina sua identidade visual e faça um planejamento de marketing: o motivo de falar sobre marketing antes de falar do processo de legalização da sua empresa é bem simples: assim que a sua empresa já estiver liberada para funcionar, você já estará com tudo pronto e aí é só colocar em ação. Muitos empreendedores deixam para ver esse tema quando sai o alvará e já está em cima para organizar tudo para a inauguração, ficando totalmente perdido e cheio de coisas para fazer e acaba não dedicando o tempo necessário para esse tema tão importante. Segue os principais itens que você deve organizar nessa etapa:

• Definir sua logo, identidade visual.
• Montar seu site.
• Realizar uma reunião de planejamento estratégico de marketing. Assim você já será orientado com os próximos passos.
• Criar a conta da empresa nas principais mídias sócias.
• Definir seu público-alvo e persona. Esses dados irão te ajudar muito nas estratégias digitais.

Esses são alguns itens básicos, mas têm muito mais coisas que podem ajudar sua empresa na área de marketing. Agora é só esperar o alvará de funcionamento e divulgar. E é claro, acompanhar diariamente, ou no máximo semanalmente, todos os resultados de suas campanhas, sempre reavaliando suas ações.

5º Ponto – Agora entramos em ação. Passos para legalizar a sua empresa no estrado do Rio de Janeiro:
1º Passo – Contrate um contador de confiança: sim, é necessário. E estou colocando como o primeiro passo, pois um profissional qualificado poderá te auxiliar muito nesse processo, apesar de, legalmente não ser obrigatório. Aqui no nosso escritório nós realizamos uma avaliação estratégica junto com o nosso cliente. Isso mesmo, nós não abrimos uma empresa sem conversar com o cliente, saber cada detalhe do produto, se já foi realizado algum tipo de pesquisa de mercado, se o local é adequado para vender esse tipo de produto ou serviço. Nós nos preocupamos em embasar bem esse processo de abertura de todas as empresas. Assim conseguimos gerar informações que ajudarão o empresário nas suas ações estratégicas. E, além disso, realizamos todo o processo descrito abaixo para os nossos clientes. Mas se você se sente seguro para realizar esse processo sozinho nós iremos te orientar com os próximos passos.
2º Passo – realizar uma consulta prévia de local: nessa etapa você irá consultar se o local que você irá abrir seu negócio será aprovado pela Prefeitura. Isto é necessário para verificar se o endereço permite a realização da sua atividade econômica. Você irá entrar no site da Prefeitura e realizar uma consulta prévia de local. É muito importante realizar esse processo antes de fechar o contrato de locação do espaço, ou a compra do mesmo, pois se a atividade que a sua empresa irá realizar não for aprovada para esse local você terá que busca um outro, e com o contrato assinado, fica mais difícil.
3º Passo – Pesquisar a viabilidade de nomes: esse processo hoje é realizado eletronicamente. Você irá informar três opções de nomes empresariais, e o sistema da junta comercial ou RCPJ irá analisar se entre as opções alguma está disponível. Claro, você irá informar os nomes por ordem de preferência.
4º Passo – Definir seu enquadramento empresarial: nesse momento você irá definir qual o tipo de empresa você estará abrindo, seu contrato social irá refletir a qualificação do tipo de empresa que você irá constituir. Se você tiver o auxílio de um contador será muito mais fácil escolher a melhor opção para você.

Primeiro você vai escolher o tipo de sociedade:

• LTDA (Sociedade Limitada): dois ou mais sócios. A responsabilidade dos sócios será sobre o valor proporcional a cada um no capital social.
• EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada): você será o único sócio e a responsabilidade societária será limitada ao valor total do capital social. Para escolher essa opção é necessário um capital social de no mínimo de 100 vezes o salário mínimo vigente.
• EI (Empresário Individual): você será o único sócio e a responsabilidade societária é ilimitada, ou seja, os patrimônios de empresa e empresário se misturam.

Após escolher o tipo de sociedade você irá enquadrar a empresa, conforme o faturamento, nas seguintes opções:

• ME (Microempresa): faturamento anual de até R$360 mil;
• EPP (Empresas de Pequeno Porte): faturamento anual de R$360 mil até R$4,8 milhões;
• Regime Normal: sem enquadramento específico, para empresas que faturam acima de R$3,6 milhões.

Se você ficou com alguma dúvida, não realize esse processo sem antes conversar com um contador. Evite problemas futuros.
5º Passo – Definir a composição dos sócios: esse tema entraria juntamente com o próximo tópico, que é elaborar o contrato social, mas com base na nossa experiência de 23 anos de mercado contábil, vivenciamos muitos clientes com problemas por escolhas erradas de sócios e por isso, resolvemos tratar com você sobre esse assunto de forma mais detalhada. Quando constituímos uma sociedade e construímos uma empresa dividimos não só as tarefas, mas também os lucros e o reconhecimento. Por isso, escolher bem os seus sócios é fundamental para obter sucesso. Nossa recomendação é que essa ou essas pessoas sejam de sua extrema confiança, que as tarefas sejam bem definidas, que o percentual de participação de cada sócio corresponda ao real investimento dele (tanto em dinheiro como em tempo) e que você se sinta seguro com as suas escolhas.
6º Passo – Elaborar o contrato social: apesar de, nesta etapa não ser obrigatória a contratação de um contador, recomendamos fortemente que a elaboração desse documento seja feita por um profissional experiente e responsável. Assim sendo, sua parte nesse processo é fornecer as informações necessárias, validar o contrato depois de pronto, se possível com o auxílio de um advogado. E para elaborar o contrato serão necessários os seguintes documentos:

• Identidade e CPF dos sócios.
• Certidão de casamento.
• Comprovante de residência.
• Título de eleitor.

Após o contrato pronto os sócios irão realizar a sua revisão, assinar e reconhecer firma das assinaturas de todos os sócios. E devolverá as seguintes informações para o contador:

• Contrato assinado 1 via para a Junta Comercial e 2 vias para o RCPJ.
• Comprovante de Pagamento do DARF e da Taxa.

Agora é só esperar e aguarda a aprovação no órgão competente.
7º Passo – chegou o momento do CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica): também recomendamos que, quem realiza esse processo também seja um contador. Você já forneceu todas as informações necessárias para ele que realizará os cadastros necessários e te enviará o formulário para assinar e dar entrada junto com o contrato social.
8º Passo – Inscrição Estadual: esse processo será realizado para as empresas que estarão sujeitas ao ICMS. É realizado da mesma maneira que o cadastro do CNPJ: contador realizará os cadastros necessários e te enviará o formulário para assinar e dar entrada junto com o contrato social.
9º Passo: Alvará e Inscrição Municipal: a Inscrição Municipal e o Alvará estão relacionados na mesma etapa do processo. Após a aprovação do contrato social e com o CNPJ, o contador solicitará o início do processo do Alvará, se não tiver nenhuma exigência da Prefeitura quanto á Vigilância Sanitária e o Corpo de Bombeiros. Esse processo é bem rápido. Após aprovação do Alvará, você receberá a guia para realizar o pagamento do mesmo e, em até 72 horas, seu alvará está liberado e você poderá funcionar.
10º Passo – Defina qual será o seu regime tributário: após todo o processo de regularização da empresa e aprovação do Alvará você irá escolher seu regime tributário. Sempre orientamos que o empreendedor busque um profissional qualificado para realizar esse processo. Por mais que saiba fazer ou ache muito fácil, um contador poderá te auxiliar e tirar todas as suas dúvidas relacionadas ao seu perfil tributário. Caso você decida continuar esse processo sozinho, nós listamos abaixo os principais perfis para enquadramento tributário da sua empresa. Lembrando que a escolha errada nessa etapa poderá gerar um grande custo com impostos. Então, pesquise bem e faça a opção correta, pois depois você só poderá mudar no próximo ano:

• Simples Nacional: nesse regime tributário as alíquotas são menores e o imposto unificado. Valor de faturamento anual de até R$360 mil.
• Lucro Presumido: nesse regime qualquer empresa pode se cadastrar, os impostos são calculados separadamente e as alíquotas são maiores. Algumas empresas, pelo tipo de atividade, não podem ser optantes pelo Simples Nacional e acabam sendo enquadradas diretamente nessa opção. Contudo, o seu faturamento anual neste regime tributário não pode ser superior a R$ 78 milhões.
• Lucro Real: esse regime é obrigatório para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões e empresas com atividades voltadas para o setor financeiro.

Como no passo 4, se você ficou com alguma dúvida, não realize esse processo sem antes conversar com um contador. Evite problemas futuros e o custo com impostos alto devido a um enquadramento errôneo.
11º Passo – Solicitar autorização para emitir notas fiscais: nesse passo o seu contador irá cadastrar sua empresa na Prefeitura (se for prestação de serviço) ou no SEFAZ (se você for vender produtos ou indústria).
12º Passo – Comprar certificado digital: o certificado digital é fundamental para você ter acesso a todas as informações na Receita Federal, emitir notas fiscais, enviar as obrigações acessórias obrigatórias e para os processos de departamento pessoal. Você pode escolher o melhor para sua empresa e o que se enquadra nas suas necessidades. O seu contador também pode te orientar nesse processo.
E agora, o que fazer? Mãos à obra, você está iniciando uma nova fase na sua vida. Com muitas mudanças e que irá exigir muita dedicação para que tudo saia conforme o planejado. Esses passos são simplificados pois têm muitos detalhes que são mais complexos e não daria para explicar tudo em apenas um post. Depois nós iremos divulgar matérias específicas para cada uma desses pontos. Espero que esse conteúdo tenha te ajudado a visualizar como funciona o processo para abrir uma empresa no estado do Rio de Janeiro. Lembramos, que dependendo do tipo de empresa existem outras etapas a serem feitas.